承認したサンプルは、見た目が良かったという記憶ではなく、明確な仕入れ基準にする必要があります。大量注文の前に、見本が何を代表し、どの細部を重視し、納品物をどう照合するかを合意しましょう。

承認前に基準を定義する

供給元、商品コード、日付、版と結び付けた固有番号をサンプルに付けます。通常在庫品、初期試作、量産見本のどれかを記録してください。展示用の見本が、最終素材、印刷済み包装、注文内容をそのまま代表すると考えないことが大切です。

サンプル、付属品、各包装を撮影します。合意した寸法、表示素材、色の基準、1包装の数量をひとつの文書にまとめてください。検討中の項目は未解決と記します。全体の見た目を承認したからといって、読んでいないラベル、不明な部品、将来の代替品まで承認したことにはしないでください。

製品と納品単位を分けて確認する

製品本体、小売包装、輸送箱に別々の確認項目を作ります。本体が仕様に合っていても、入数やラベルが違うことがあります。商品コード、必要言語、バーコードの版下、保護包装、セットの正確な構成品をチェックリストに含めましょう。

検査対象をどう選び、結果をどう記録するかを合意します。正式な受入方法が必要なら適切な検査計画を用意し、簡単な見本確認を出荷全体の検査と表現しないでください。何を不良とし、どの結果なら修正、交換、出荷保留が必要かを決めます。

承認内容を注文と結び付ける

署名済み仕様書、承認写真、可能なら現物見本を保管します。素材、寸法、主要部品の供給元、包装の版下を変更する前に確認を求めてください。改訂版を承認する際は変更点を明記し、以前の確認を再実施する必要があるかを判断します。「最終版」が複数残らないようにしましょう。

納品後は発注書と基準資料に照合し、不一致を簡潔に記録します。申告期限や必要な証拠は、注文前に合意しておいてください。問題が起きたときの解決が容易になり、明確な仕様不適合と、仕様に書かれていなかった好みとを区別できます。