Onaylı numune, güzel görünen bir şeyin hatırası değil, açık bir satın alma referansı olmalıdır. Toplu siparişten önce numunenin neyi temsil ettiğini, önemli ayrıntıları ve teslimatın bunlara göre nasıl kontrol edileceğini kararlaştırın.

Onaydan önce referansı tanımlayın

Her numuneye tedarikçi, ürün kodu, tarih ve sürümle bağlantılı benzersiz kimlik verin. Standart stok ürünü, erken prototip veya üretim numunesi olduğunu kaydedin. Sunum numunesinin nihai malzemeleri, baskılı ambalajı veya sipariş içeriğini otomatik olarak temsil ettiğini varsaymayın.

Numuneyi, aksesuarları ve ambalajın her katmanını fotoğraflayın. Kararlaştırılan ölçüleri, beyan edilen malzemeleri, renk referansını ve paket adedini tek belgede yazın. Tartışılan ayrıntıları çözümlenmemiş olarak işaretleyin. Genel görünümü onaylamak; okunmamış etiketi, tanımlanmamış parçayı veya gelecekteki ikameyi sessizce onaylamamalıdır.

Ürünü ve teslimat birimini kontrol edin

Ürün, perakende ambalajı ve nakliye kolisi için ayrı kontroller hazırlayın. Şartlara uygun ürün yanlış paket adedi veya etiketle gelebilir. Ürün kodlarını, gereken dilleri, barkod tasarımını, koruyucu ambalajı ve her setin tam içeriğini listeye ekleyin.

İnceleme numunelerinin seçimini ve sonuç kaydını kararlaştırın. Resmi kabul yöntemi gerekiyorsa basit numune kontrolünü bütün sevkiyatın denetimi diye anlatmak yerine uygun bir inceleme planı edinin. Kusurun tanımını ve düzeltme, değişim ya da sevkiyatı durdurma gerektiren bulguları belirleyin.

Onayı siparişle bağlantılı tutun

İmzalı şartnameyi, onaylı fotoğrafları ve mümkünse fiziksel referansı saklayın. Malzeme, ölçü, önemli parça tedarikçisi veya ambalaj tasarımı değişmeden önce onay isteyin. Yeni sürümde neyin değiştiğini ve önceki gözlemlerin tekrarlanıp tekrarlanmayacağını kaydedin. Birbiriyle çelişen iki son sürüm bırakmayın.

Teslimattan sonra ürünleri sipariş ve referans belgeleriyle karşılaştırın, farklılıkların kısa kaydını saklayın. Bildirim süresini ve şikayet kanıtlarını siparişten önce belirleyin. Bu, sorunun çözümünü kolaylaştırır ve açık uygunsuzluğu, şartnameye hiç girmemiş bir tercihten ayırmaya yardımcı olur.