ตัวอย่างที่อนุมัติควรเป็นเกณฑ์จัดซื้อที่ชัดเจน ไม่ใช่เพียงความทรงจำว่าดูดี ก่อนสั่งจำนวนมาก ให้ตกลงว่าตัวอย่างเป็นตัวแทนของอะไร รายละเอียดใดสำคัญ และจะเทียบสินค้าที่ส่งมาด้วยวิธีใด

กำหนดตัวอย่างอ้างอิงก่อนอนุมัติ

ตั้งรหัสเฉพาะแต่ละตัวอย่างเชื่อมกับผู้ขาย รหัสสินค้า วันที่ และรุ่น ระบุว่าเป็นสินค้าสต็อก ต้นแบบช่วงต้น หรือตัวอย่างการผลิต อย่าถือว่าชิ้นสำหรับนำเสนอเป็นตัวแทนวัสดุสุดท้าย บรรจุภัณฑ์พิมพ์จริง หรือรายการที่จะสั่งโดยอัตโนมัติ

ถ่ายภาพตัวอย่าง อุปกรณ์เสริม และบรรจุภัณฑ์ทุกชั้น รวมขนาดที่ตกลง วัสดุที่แจ้ง สีอ้างอิง และจำนวนต่อแพ็กไว้ในเอกสารเดียว สิ่งที่ยังหารือต้องทำเครื่องหมายว่าค้างอยู่ การอนุมัติภาพรวมไม่ควรเท่ากับยอมรับฉลากที่ยังไม่ได้อ่าน ชิ้นส่วนที่ไม่ระบุ หรือการเปลี่ยนสินค้าในอนาคต

ตรวจตัวสินค้าและหน่วยจัดส่งแยกกัน

สร้างหัวข้อแยกสำหรับตัวสินค้า บรรจุภัณฑ์ขายปลีก และกล่องขนส่ง สินค้าอาจตรงสเปกแต่ส่งมาด้วยจำนวนต่อแพ็กหรือฉลากผิด ใส่รหัสสินค้า ภาษาที่ต้องมี ไฟล์บาร์โค้ด วัสดุป้องกัน และรายการในชุดอย่างชัดเจนในแบบตรวจ

ตกลงวิธีเลือกตัวอย่างตรวจและการบันทึกผล หากต้องใช้วิธีรับสินค้าอย่างเป็นทางการ ให้จัดทำแผนตรวจที่เหมาะสม ไม่เรียกการตรวจตัวอย่างอย่างง่ายว่าตรวจทั้งล็อตครบถ้วน กำหนดสิ่งที่ถือเป็นข้อบกพร่องและผลที่ต้องแก้ เปลี่ยน หรือชะลอการส่ง

ผูกการอนุมัติเข้ากับคำสั่งซื้อ

เก็บสเปกที่ลงนาม ภาพที่อนุมัติ และตัวอย่างจริงหากทำได้ กำหนดให้ยืนยันก่อนเปลี่ยนวัสดุ ขนาด ผู้ผลิตชิ้นส่วนสำคัญ หรือแบบบรรจุภัณฑ์ เมื่ออนุมัติฉบับใหม่ให้ระบุสิ่งที่เปลี่ยนและรายการที่ต้องตรวจซ้ำ หลีกเลี่ยงการมีฉบับสุดท้ายสองฉบับที่ขัดกัน

หลังรับของให้เทียบกับใบสั่งและเอกสารอ้างอิง พร้อมบันทึกความต่างอย่างกระชับ ตกลงระยะเวลาแจ้งปัญหาและหลักฐานที่ต้องใช้ก่อนสั่ง วิธีนี้ช่วยแก้ปัญหาและแยกความไม่ตรงข้อกำหนดออกจากความชอบที่ไม่เคยระบุในสเปก